Le registre UBO

Les UBO d’une société sont :

• La/les personne(s) physique(s) qui possède(nt) directement ou indirectement un pourcentage suffisant de droits de vote ou une participation suffisante dans son capital. Une personne qui possède plus de 25% des droits de vote ou plus de 25% des parts entre d’office dans cette définition. Ces UBO sont dits de « 1^er catégorie ».
• La ou les personnes physiques qui exerce(nt) le contrôle de la coopérative par d’autres moyens. Ces UBO sont dits de « 2^e catégorie ».
• Si aucune personne ne correspond aux deux premières catégories (à devoir justifier), la ou les personnes physiques qui occupe(nt) la position de dirigeant principal. Ces UBO sont dits de « 3^e catégorie ».

NB : Il se peut qu’une société ait un/des UBO de 1^er catégorie et un/des UBO de 2^e catégorie.

Précisions pour les coopératives :

• Si W.Alter (en Région wallonne) ou Brusoc (en Région bruxelloise) détient plus de 25% du capital de la coopérative, renseignez-vous auprès de ces organismes afin d’identifier les bénéficiaires effectifs.
• Si la coopérative a un collège de garants (devant lequel les décisions importantes doivent récolter la majorité), ces garants sont considérés comme des UBO de 2^e catégorie.
• Si aucun coopérateur n’a plus de 25% du capital ou plus de 25% des droits de votes et qu’aucun coopérateur ne peut se prévaloir d’un contrôle sur la coopérative par un quelconque moyen (ex : droit de véto), il faudra mettre le conseil d’administration et l’administrateur-délégué comme UBO de 2^e catégorie en mentionnant leur place dans le type de contrôle exercé et en expliquant en remarque qu’aucun actionnaire n’entre dans le champ d’application de la 1^er catégorie au vu du pourcentage inférieure à 25%.

Les coopératives ont dû enregistrer pour la première fois leurs bénéficiaires effectifs pour le 30 septembre 2019. Depuis, ce registre doit toujours être à jour. Si une information enregistrée change (ex : une personne devient UBO ou une personne ne l’est plus), le registre doit être actualisé dans le mois. Également, les informations contenues dans le registre doivent être confirmées tous les ans.

L’enregistrement au registre UBO se fait via la plateforme MyMinfin du SPF Finances : https://finances.belgium.be/fr/E-services/ubo-register. Une vidéo-tutoriel concernant la marche à suivre est disponible sur cette page.

L’enregistrement se fait , au nom de la coopérative, par un représentant légal (administrateur ou délégué à la gestion journalière) ou un mandataire de la coopérative. Il s’assurera :

• d’avoir une carte E-ID ou l’application « itsme » lui permettant de se connecter à la plateforme MyMinfin ;
• d’avoir identifié les bénéficiaires effectifs ainsi que la catégorie à laquelle ils appartiennent ;
• d’avoir toutes les informations sur les bénéficiaires effectifs nécessaires à leurs enregistrements (notamment : nom, prénom, date de naissance, nationalité(s), adresse de résidence, date à laquelle il est devenu UBO, numéro de registre national, pourcentage précis de capital et de droit de vote).
• de fournir les documents démontrant que les informations enregistrées sont adéquates, exactes et actuelles (par exemple : un extrait du registre des parts de la coopérative, les statuts de la coopérative).

Pour plus informations concernant le registre UBO, consultez la FAQ du SPF Finances : https://finances.belgium.be/sites/default/files/thesaurie/20211208_FAQ_UBO_FR.pdf

Si les informations sont communiquées en retard ou ne sont pas communiquées, une amende administrative de minimum 250 euros pourra être infligée par le SPF Finances aux administrateurs de la coopérative (et/ou aux gérants et/ou membres du comité de direction).