Les coopératives doivent tenir un registre des titres. Il y a lieu de tenir un registre pour chaque catégorie de titres, à savoir pour les parts (actions), et, le cas échéant, pour les obligations.
Le registre des titres:
Ce registre consigne les données suivantes :
- le nombre total d’actions, ainsi que le nombre d’actions par classe d’actions ;
- le nom et domicile des coopérateurs-personnes physiques, et la dénomination, l’adresse du siège et le numéro BCE des coopérateurs-personnes morales ;
- le nombre d’actions de chaque actionnaire et la classe ;
- les versements faits sur chaque action ;
- les restrictions éventuelles de cessibilité ;
- les transferts d’action avec leur date, cosignés par le cédant et le cessionnaire ou par l’héritier et l’organe d’administration ;
- les droits de vote et les droits aux bénéfices attachés à chaque action, ainsi que leur part dans le solde de liquidation si elle diffère des droits aux bénéfices.
Le registre des titres est important car c’est lui qui permet en premier lieu d’établir la propriété des parts (il faudra donc apporter la preuve si l’on veut établir qu’en fait, les parts appartiennent à quelqu’un d’autre que la personne mentionnée dans le registre). L’organe d’administration a l’obligation de le mettre à jour à l’occasion de tout changement au niveau de la titularité des titres (nouvelles prises de parts, versements effectués, démissions, exclusions, pertes de qualité, cessions, décès, etc.).
Ce registre facilite également le droit d’investigation dont jouissent les coopérateurs. Les coopérateurs peuvent en effet prendre connaissance du registre des coopérateurs. Ce droit de consultation ne peut être limité par les statuts.
Le registre des titres – version électronique:
L’organe d’administration peut décider d’adopter un registre électronique. Le registre électronique est réglementé par les dispositions relatives à la protection des données à caractère personnel (« RGPD »). La coopérative est par ailleurs à cet égard le « responsable de traitement ».
Ainsi, la mise en place d’un registre électronique implique de devoir mettre en place des mesures d’organisation interne à la coopérative et des mesures techniques de sécurité destinées à protéger l’intégrité, la conservation et la confidentialité des données du registre électronique. Ainsi, par exemple, un système de contrôle d’accès doit être mis en place, qui implique à la fois des précautions particulières quant à la désignation des personnes auxquelles la coopérative confèrera un accès au registre, mais aussi la mise en place de mesures permettant de contrôler les accès (détecter et dater les accès et les opérations effectuées, identifier les auteurs de ces accès, etc).
Compte tenu des importantes obligations à observer, les coopératives utiliseront généralement un logiciel de traitement des données dont il est attesté qu’il met en œuvre des fonctionnalités suffisantes de sécurité, ou encore recourront-elles à un gestionnaire de bases de données qui peut fournir des garanties de respect de la législation sur la protection des données.
Enfin, précisons qu’il est obligatoire de garder le registre papier au départ duquel on a extrait les données pour constituer le registre électronique.
ATTENTION: ce contenu n’a pas pour vocation d’être exhaustif. Nous vous conseillons de prendre contact avec un de nos conseillers pour poser vos questions et/ou vous faire accompagner.
