Les statuts, l’acte constitutif, leur dépôt et publication

Doivent figurer dans les statuts :

• La forme légale de la société.
• La dénomination de la société (elle doit obligatoirement être différente de celle de toute autre personne morale).
• La région dans laquelle le siège de la société est établi.
• La durée de la société (celle-ci peut être illimitée).
• La description précise du ou des buts que la société poursuit, en plus du but « de distribuer ou procurer à ses associés un avantage patrimonial direct ou indirect », ce que le Code estime être toujours le but d’une société, contrairement à une asbl.
• La désignation de l’objet de la société (les activités qu’elle va déployer).
• La finalité coopérative et les valeurs de la société coopérative.
• Les règles essentielles concernant le fonctionnement de l’assemblée générale, notamment les conditions d’admission et d’exercice du droit de vote, si vous dérogez aux règles standards prévues par le Code.
• Le lieu, jour et heure de l’assemblée générale ordinaire des associés.
• Le mode de nomination et de cessation de fonctions des administrateurs et représentants de la société, l’étendue de leurs pouvoirs et les modalités d’exercice de ces derniers soit séparément, soit conjointement, soit en collège, et le cas échéant, l’étendue des pouvoirs des membres du conseil de surveillance et les modalités d’exercice de ces derniers.
• Le mode de désignation de l’organe ou de la personne en charge de la gestion journalière, si une telle fonction est prévue.
• Le début et la fin de chaque exercice social.
• Les dispositions relatives à la constitution des réserves, à la répartition des bénéfices et du boni de liquidation de la société.

Les fondateurs sont libres d’ajouter dans les statuts de la société toute autre mention utile pour le fonctionnement de la société.

Les statuts sont rédigés dans la langue ou dans une des langues officielles de la région linguistique où le siège de la personne morale est établi. Ils peuvent en outre être traduits et déposés dans une ou plusieurs langues officielles de l’Union européenne.

Toute modification ultérieure des statuts devra faire également l’objet d’un acte notarié (et de publication).

L’acte constitutif doit contenir les statuts, nous l’avons dit. Mais il doit contenir d’autres informations importantes, en particulier pour la bonne information des tiers :

• Le nom, le prénom et le domicile des fondateurs, en ce compris les associés qui n’ont pas encore libéré leur apport.
• La mention que la société coopérative dispose de capitaux propres qui, compte tenu des autres sources de financement, sont suffisants à la lumière de l’activité projetée pendant une période d’au moins deux ans, et conformément au plan financier remis au notaire (ce plan n’est pas repris à l’acte constitutif, mais il est conservé par le notaire)
• Les apports des fondateurs et des souscripteurs, le montant pour lequel les apports sont libérés et l’indication des montants qui restent à libérer.
• Les règles relatives à la libération (portion à libérer au moment de la souscription, délai pour la libération totale, etc.).
• L’organisme (la banque) dépositaire des apports à libérer en numéraire.
• L’indication de chaque apport en nature, le nom de l’apporteur, le nombre d’actions émises en contrepartie de chaque apport, le cas échéant, le nom du réviseur d’entreprises et les conclusions de son rapport ainsi que, le cas échéant, les conditions auxquelles l’apport est fait.
• Les charges hypothécaires ou les nantissements grevant les biens apportés.
• La nature et consistance des avantages particuliers attribués à chacun des fondateurs, ou à toute personne qui a participé directement ou indirectement à la constitution de la société.
• La désignation précise de l’adresse à laquelle le siège de la société est établi et, le cas échéant, l’adresse électronique et le site internet de la société.
• L’identité des administrateurs et représentants de la société et, le cas échéant, des membres du conseil de surveillance et du commissaire.
• Le montant total, au moins approximatif, de tous les frais, dépenses et rémunérations ou charges, sous quelque forme que ce soit, qui incombent à la société ou qui sont mis à sa charge à raison de sa constitution.

Dans beaucoup de cas, plusieurs de ces mentions obligatoires sont sans objet, et l’acte constitutif n’en sera que plus simple. Ainsi si toutes les parts sont intégralement libérées à la constitution, s’il n’y a pas d’apport en nature, etc.

Certaines des mentions obligatoires dans l’acte constitutif peuvent être inscrites dans les statuts au lieu d’être reprises séparément dans l’acte constitutif, les statuts faisant de toute façon partie de l’acte constitutif. Il n’est cependant pas opportun de consigner dans les statuts des informations qui sont transitoires – c.à.d. qui concernent juste le moment de la création –, ou susceptibles de modifications fréquentes. Ainsi, les règles relatives à la libération des parts (portion à libérer au moment de la souscription, délai pour la libération totale, etc.) peuvent parfaitement est indiquées dans les statuts s’il s’agit de règles considérées comme permanentes, c.à.d. valables pour les adhésions de futurs coopérateurs. De même, l’adresse exacte de la société peut être reprise dans les statuts ; mais ce n’est pas une bonne idée, parce qu’il faudra modifier les statuts (avec notaire et publication) lorsque la société déménagera. Ainsi encore, la désignation d’administrateurs peut être faite dans les statuts eux-mêmes si la volonté est de désigner des administrateurs permanents, qui ne sont donc pas élus pour une durée déterminée. On parle d’  « administrateur statutaire ». Il faudra alors une assemblée générale pour révoquer un administrateur statutaire, modifier les statuts et publier la modification au Moniteur belge. Si telle n’est pas la volonté, on reprendra, comme indiqué plus haut, les règles de nomination des administrateurs et la durée de leur mandat dans les statuts, mais les identités précises des administrateurs désignés au moment de la constitution de la société seront indiquées séparément dans l’acte constitutif.

En pratique, les notaires connaissent parfaitement toutes les obligations à respecter dans la rédaction d’un acte constitutif et ils disposent d’actes constitutifs types.

Une société – coopérative en l’occurrence – est considérée comme une personne (c’est une « personne morale » dit-on en droit, par opposition aux « personnes physiques » qui sont des personnes en chair et en os), avec son identité et certaines caractéristiques propres. Les formalités de publicité (dépôt et publication) ont principalement pour but de rendre cette personne existante pour les autres personnes que les associés (rendre son existence « opposable aux tiers» dit-on en droit).

Dans cette optique,  il est tenu, pour chaque personne morale, un dossier au greffe du tribunal de l’entreprise du siège de ladite personne morale. Les dépôts nécessaires suite à la création de la société (extrait de l’acte constitutif principalement)  se font par l’intermédiaire du notaire.

En outre, certains de ces documents doivent faire l’objet d’une publication. Le greffe se chargera de publier les statuts dans les Annexes du Moniteur belge dans les 10 jours (extrait de l’acte constitutif notamment). Le Moniteur belge est le journal officiel qui publie les réglementations en Belgique et assure la diffusion de documents. Il sert de banque de données officielle. Dans ses annexes, il reprend notamment tous les actes publiés des personnes morales en Belgique. Toute personne intéressée peut donc consulter ces extraits pour y trouver toutes sortes d’informations. D’autres actes devront d’ailleurs être publiés durant la vie de la société, comme la nomination ou la révocation des administrateurs. Ces publications permettent de rendre des actes ou changements opposables aux tiers.

Légalement, la coopérative « existe » entre les fondateurs à compter du jour du dépôt, mais à l’égard des tiers à partir de la publication seulement (sauf si la société prouve que ces tiers en avaient antérieurement connaissance ; les tiers peuvent néanmoins se prévaloir des actes dont la publicité n’a pas été effectuée).

Le coût de la publication au Moniteur belge est de 286,89€ (TVA comprise) en format papier et de 231,72€ (TVA comprise) par voie électronique. (mise à jour juillet 2021)

Précisons que toute modification des statuts devra également faire l’objet d’une publication au Moniteur belge. Le montant de la publication pour une modification (papier ou électronique) s’élève à 168, 19€. (mise à jour juillet 2021)